Le budget prévisionnel de début d’année est un élément essentiel pour la bonne gestion d’une entreprise.
Il facilite la planification des activités en anticipant les recettes et dépenses et aide à la prise de décision en offrant une vision claire des prévisions. Ce budget est également crucial pour le pilotage de l’entreprise tout au long de l’exercice fiscal, permettant de comparer les résultats réels aux attentes.
Sans budget prévisionnel, piloter une entreprise devient un exercice de navigation « à vue », où le risque de ne pas détecter des dérives à temps est élevé, pouvant entraîner des difficultés telles qu’un manque de trésorerie ou une baisse de marge…
Ainsi le budget prévisionnel est donc un outil clé pour assurer la santé financière et la pérennité de l’entreprise.
Pour en savoir plus sur les avantages et erreurs à éviter lors de la création d’un budget, consultez l’article suivant.
Dans cet article, nous allons explorer comment réaliser un budget avec Forekasts en 3 étapes clés :
- Initialisation des prévisions à partir de votre comptabilité.
- Ajustement du budget selon la stratégie envisagée.
- Analyse et contrôle du budget.
Étape 1- Initialiser les prévisions budgétaires
Avec Forekasts, l’initialisation des prévisions budgétaires devient un jeu d’enfants que vous lanciez une nouvelle entreprise ou que votre activité soit déjà établie depuis plus d’un an.
Cas 1 : Pour les nouvelles entreprises
Votre activité n’a pas encore débuté ou vient tout juste de démarrer, vous avez raison de vouloir budgéter celle-ci pour maximiser vos chances de réussite.
Forekasts offre un assistant pour faciliter cette étape, vous permettant de répondre à quelques questions sur vos prévisions de ventes et de dépenses. Suite à cela, Forekasts génère automatiquement une ébauche de votre budget prévisionnel basée sur vos réponses.
L’assistant se situe à l’étape Prévisions > Outils > Initialiser les hypothèses.
Après cette initialisation, vous pourrez mettre à jour vos prévisions en glissant simplement les blocs correspondant à vos hypothèses. Une vidéo explicative, disponible sur notre site, vous guidera pas à pas dans cette démarche.
Nous vous invitons également à explorer les étapes 2 et 3 de cet article, qui vous aideront à vous poser les bonnes questions et à disposer de toutes les clés pour élaborer efficacement votre budget prévisionnel.
Cas 2: Pour les entreprises établies
Collectez vos informations financières
Commencez par rassembler les données comptables de votre dernier exercice fiscal.
Généralement votre cabinet ou votre service comptable sera votre interlocuteur. Demandez-leur la liasse fiscale au format PDF ou idéalement le FEC (Fichier des écritures comptables) du dernier exercice fiscal clos.
Si vous utilisez un logiciel comptable connecté à Forekasts par API, configurez simplement vos identifiants de connexion pour une intégration aisée.
Importez votre comptabilité dans Forekasts
Une fois ces données en main, importez-les dans Forekasts en quelques clics. 👇
Initialisez vos prévisions budgétaires à partir de votre comptabilité
Grâce à l’assistant d’initialisation des hypothèses, créez automatiquement vos prévisions à partir de vos données comptables, sans aucune saisie manuelle. 😎.
Pour voir les étapes détaillées, rendez-vous à l’étape Prévisions et consultez le tutoriel ci-dessous.
Et voilà!
En quelques clics, vous obtenez une prévision budgétaire alignée sur l’année précédente. Cette méthode assure que toutes vos dépenses courantes sont prises en compte, et maintient la saisonnalité de vos opérations.
Étape 2 - Ajustez vos prévisions de l'année à venir.
Ajustez les hypothèses créées ...
Vous disposez peut-être déjà d’informations ou d’intuitions sur les variations potentielles de l’année prochaine. Par exemple, l’inflation de certaines dépenses, la croissance d’un chiffre d’affaires sur un produit ou un service en particulier.
Ces informations vous permettront d’enrichir les hypothèses créées automatiquement à l’étape précédente.
Pour ce faire, plusieurs options s’offrent à vous dépendant :
- du temps que vous souhaitez consacrer à l’élaboration de vos prévisions,
- de la qualité des informations prévisionnelles en votre possession,
- du niveau de précision requis (mensuel, annuel, à 100€ / 10 000 € près ?).
... de manière précise
Vous souhaitez un budget tiré au cordeau ? Voici comment procéder.
Sur chacune de vos hypothèses, vous allez pouvoir agir directement sur le montant annuel ou sur les montants mois pas mois.
Le tutoriel ci-dessous vous montre comment modifier de manière précise les prévisions de ventes d’un produit de manière à obtenir une prévision de trésorerie la plus fiable possible.
Dans cet exemple, l’utilisateur a déjà une prévision de chiffre d’affaires fiable sur les 3 premiers mois de l’année avec un délai de paiement associé.
En revanche, c’est beaucoup plus flou pour le reste de l’année. Il choisit donc de conserver les prévisions de CA de l’année précédente.
En répétant cette opération pour chaque hypothèse nécessitant ce niveau de détail, vous pouvez ajuster ces prévisions à la hausse ou à la baisse, en tenant compte des variations saisonnières.
Vous pouvez aussi modéliser des variations d’hypothèses en pourcentage de manière groupée. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de modifier l’hypothèse elle même, mais plutôt d’ajouter une nouvelle hypothèse de variation, d’y définir une variation en pourcentage et d’y associer la ou les hypothèses sujettes à cette variation.
... de manière rapide
Si vous manquez de temps ou que vos informations sont trop approximatives, il est inutile de saisir des données avec trop de précision. Optez pour une saisie des variations dans les grandes masses pour obtenir une tendance générale que vous pourrez affiner au fil de l’exercice.
Modélisez votre stratégie
À ce stade, vous avez une prévision budgétaire proche de celle de l’année précédente, tenant compte des ajustements que vous avez apportés. Il est maintenant temps de réfléchir à votre stratégie et d’y renseigner les hypothèses et évènements que vous projetez sur l’année à venir.
Envisagez-vous d’embaucher, de lancer une nouvelle gamme de produits ou services, d’investir dans un nouvel équipement, de participer à un salon, …?
Créez de nouvelles hypothèses pour chacune de ces initiatives à partir du catalogue d’hypothèses disponible. Cette étape est cruciale pour prévoir les ressources nécessaires à ces nouvelles opérations.
Si votre entreprise gère plusieurs activités différentes, ou indépendantes, et que vous souhaitez élaborer des budgets par branche d’activité, utilisez la segmentation analytique pour affiner vos prévisions budgétaires.
Étape 3 - Analysez et contrôlez votre budget
Forekasts vous permet d’analyser votre budget sous plusieurs angles cruciaux.
- Vérifiez votre besoin en fonds de roulement mois par mois.
Assurez-vous que votre trésorerie reste positive tout au long de l’année et que vous avez bien pris en compte la saisonnalité et les délais de paiement dans vos hypothèses, pour une gestion optimale. - Évaluez vos marges de manœuvre.
Stress-testez votre budget en simulant des scénarios tels que des baisses de revenus, des hausses de prix d’achat, ou encore des délais de paiement allongés. Cette approche proactive vous aide à anticiper des scénarios défavorables et à préparer des décisions qui seront peut-être à prendre dans l’urgence. En étant bien préparé à l’incertitude, vous serez mieux armé pour prendre des décisions éclairées. Contrôlez votre budget régulièrement
Sans un suivi adéquat, le travail de prévision effectué ne serait pas pleinement exploité.
Grâce aux tableaux de bord personnalisables, et la synchronisation comptable de Forekasts, vous pourrez facilement visualiser les écarts entre vos prévisions et la réalité, vous offrant ainsi une vision claire de l’évolution de vos performances financières.
Conclusion
La mise en place d’un budget prévisionnel avec Forekasts est une étape stratégique incontournable pour la gestion efficace et la croissance saine de votre entreprise. Que vous débutiez avec une nouvelle entreprise ou que vous souhaitiez affiner la gestion financière d’une entreprise établie, Forekasts vous offre les outils nécessaires pour anticiper avec précision et agilité.
En suivant les étapes d’initialisation des prévisions budgétaires, d’ajustement en fonction de la stratégie envisagée, et d’analyse et de contrôle régulier, vous vous dotez d’une vision claire et objective de la santé financière de votre entreprise. Cela vous permet non seulement de détecter et d’adresser proactivement les potentiels problèmes de trésorerie ou de rentabilité, mais aussi de saisir les opportunités de croissance au moment opportun.
Rappelez-vous, un budget bien élaboré n’est pas un ensemble de chiffres figés ; c’est un outil dynamique qui évolue avec votre entreprise. Il s’adapte aux changements internes et externes, offrant ainsi une boussole fiable pour naviguer à travers les défis et les opportunités du monde des affaires. En utilisant Forekasts, vous prenez une longueur d’avance dans la gestion financière, armé d’informations précieuses pour des décisions éclairées et stratégiques.
Nous espérons que cet article vous aura fourni les informations et les conseils nécessaires pour élaborer un budget prévisionnel efficace.
Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre équipe sur le tchat en ligne ou à consulter nos autres ressources disponibles sur notre site.
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