Retraitements comptables
Avant-propos
Lorsque votre comptabilité n’est pas encore clôturée ou bien comporte des écritures nécessitant d’être étalées ou modifiées, il est possible de l’importer malgré tout dans Forekasts et d’y appliquer des retraitements, afin de corriger et compléter les opérations qui manquent.
Sur des situations mensuelles, c‘est par exemple le cas, :
- de l’amortissement des immobilisations,
- des inventaires de stocks,
- de l’abonnement de certaines charges périodiques (assurance, loyer…),
- de revenus d’abonnement nécessitant d’être étalés et retraités des produits constatés d’avance,
- ou encore, et plus généralement, de certains types de produits ou de charges n’étant pas systématiquement synchonisés en comptabilité sur des situations infra-annuelles.
Cet article vous montre comment utiliser les différents outils de retraitement disponibles dans Forekasts :
- Modification directe des montants de produits et de charges,
- Neutralisation d’écritures comptables,
- Ajout d’écritures comptables.
Accès au module de retraitement
Les retraitements sont possibles sur les situations comptables détaillées (c’est-à-dire importées soit via un FEC, un grand livre, ou une connexion API).
Le module de retraitement est accessible depuis 2 endroits :
- Depuis la page États financiers du module Prévisionnel
- Depuis le module Tableau de bord
Vous avez alors 3 possibilités de saisi pour apporter un retraitement.
Le plus simple et rapide : Modification des montants de produits ou de charges
Cet outil vous permet très simplement soit d’ajouter, soit d’annuler et remplacer, les montants mensuels sur un type de produit ou de charge et un compte comptable associé.
Vous allez donc pouvoir compléter la comptabilité d’opérations manquantes, et/ou corriger, lisser, étaler des opérations existantes.
En cliquant sur « Ajouter un retraitement », les éléments suivants peuvent être saisis :
- Mode de retraitement
Indiquez si le retraitement doit s’ajouter aux montants déjà présents en comptabilité, ou bien annuler et remplacer les montants comptables sur le compte sélectionné (ci-dessous).
- Type de produit / charge
Choisissez dans la liste le type de produit ou de charge que vous souhaitez modifier.
En fonction de votre choix, un numéro de compte par défaut est automatiquement sélectionné.
- Numéro de compte
Précisez le numéro de compte comptable dont vous souhaitez modifier les montants.
Vous pouvez soit choisir un compte parmi ceux disponibles (issus du plan de comptes général et des comptes propres à l’entreprise), soit en créer un nouveau en entrant son numéro puis son libellé ci-après.
Important : Si vous sélectionnez, en mode « Annule et remplace », un numéro de compte agrégé (par exemple le 60) alors le retraitement s’appliquera à l’ensemble des comptes ayant la même racine (tous les 601, 602, etc).
- Libellé de compte
Le libellé correspondant au numéro de compte sélectionné s’affiche ici.
Si vous avez ajouté un nouveau numéro de compte, vous pouvez saisir ici son libellé personnalisé.
- Libellé d’écriture
Vous pouvez personnaliser ici le libellé associé à votre retraitement, qui sera visible dans les restitutions produites par la suite.
- Segment analytique
[Optionnel] Si vous utilisez la segmentation analytique, indiquez la famille et le segment analytique auxquels le retraitement doit être rattaché.
Si vous ne saisissez rien, il apparaîtra alors dans la catégorie « Non affecté« .
- Montants
Saisissez les montants du retraitement.
A noter :
- En mode « Annule et remplace« , les montants présents en comptabilité sont automatiquement pré-remplis lorsque vous sélectionnez un compte.
- Vous pouvez saisir soit directement le total sur la période, soit les montants mois par mois.
- Utilisez « Répartir sur tous les mois »
- Utilisez « Copier depuis Excel »
Après avoir validé votre saisie, vous retrouvez la liste de vos retraitements dans le tableau suivant.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder et voir instantanément votre retraitement appliqué à votre situation.
Avant retraitement :
Après retraitement :
Les 500 000 € de charges ont bien été ajoutés.
Neutralisation d'écritures comptables
Cet outil vous permet de neutraliser des écritures comptables de la situation sélectionnée, c’est-à-dire de faire en sorte qu’elles ne soient plus prises en compte dans les calculs et restitutions s’appuyant sur cette situation.
En comparaison de la modification des montants vue ci-dessus, la neutralisation d’écritures permet d’intervenir à la fois sur le compte de résultat et le bilan, et permet de descendre au niveau de détail le plus fin.
La neutralisation peut se faire à plusieurs niveaux :
- Par journaux comptables : sélectionnez un ou plusieurs journaux qui seront neutralisés en entier (c’est-à-dire toutes les écritures qu’ils contiennent).
- Par comptes comptables : sélectionnez un ou plusieurs comptes qui seront neutralisés en entier (c’est-à-dire toutes les écritures rattachées à ces comptes).
- Par segments analytiques (sous réserve d’utiliser la fonctionnalité de segmentation analytique) : sélectionnez un ou plusieurs segments qui seront neutralisés en entier (c’est-à-dire toutes les écritures rattachées à ces segments).
- Par écritures individuelles : recherchez et sélectionnez la ou les écritures à neutraliser.
A noter : si vous neutralisez des journaux, comptes comptables ou segments analytiques, ce retraitement s’appliquera à toutes les situations comptables chargées pour le même dossier. En revanche la neutralisation d’écritures individuelles s’applique uniquement à la situation sélectionnée.
Vous pouvez recherchez les écritures à neutraliser via différents critères : libellé, journal, compte comptable, fourchette de montant, segment analytique.
Parmi la liste qui s’affiche, correspondant à vos critères, sélectionnez chaque ligne à neutraliser.
Une fois les lignes à neutraliser sélectionnées, le tableau suivant s’affiche, avec la synthèse des écritures neutralisées.
A noter : il est recommandé de neutraliser les écritures conjointes, afin de préserver l’équilibre débit / crédit. Dans le cas contraire, l’outil vous indiquera qu’il peut exister des incohérences liées à une situation comptable non équilibrée.
Le bouton Exporter vous permet si nécessaire d’exporter cette liste sous Excel.
Enregistrez votre saisie afin qu’elle soit prise en compte dans les calculs et restitutions.
Ajout d'écritures comptables
Cet outil vous permet d’ajouter des écritures comptables fictives à la situation sélectionnée, afin de modifier les montants de certains postes du bilan ou du compte de résultat dans les calculs et restitutions s’appuyant sur cette situation.
En comparaison de la modification des montants vue précédemment, l’ajout d’écritures permet, tout comme la neutralisation, d’intervenir à la fois sur le compte de résultat et le bilan, et permet de descendre au niveau de détail le plus fin.
En cliquant sur « Ajouter une écriture« , vous allez pouvoir saisir les éléments suivants.
Un import Excel est également disponible pour plus de souplesse, si vous disposez déjà d’un fichier avec la liste des écritures à ajouter, ou bien pour ré-importer des écritures retraitées déjà présentes sur une situation comptable précédente.
- Date d’écriture
La date à laquelle l’opération sera prise en compte dans les calculs.
- Numéro de compte
Précisez le numéro de compte comptable auquel l’écriture doit être rattachée.
Vous pouvez soit choisir un compte parmi ceux disponibles (issus du plan de comptes général et des comptes propres à l’entreprise), soit en créer un nouveau en entrant son numéro puis son libellé ci-après.
- Libellé de compte
Le libellé correspondant au numéro de compte sélectionné s’affiche ici.
Si vous avez ajouté un nouveau numéro de compte, vous pouvez saisir ici son libellé personnalisé.
- Libellé d’écriture
Vous pouvez personnaliser ici le libellé associé à votre retraitement, qui sera visible dans les restitutions produites par la suite.
- Segment analytique
[Optionnel] Si vous utilisez la segmentation analytique, indiquer la famille et le segment analytique auxquels le retraitement doit être rattaché.
Si vous ne saisissez rien, il apparaîtra alors dans la catégorie « Non affecté« .
- Sens
Précisez s’il s’agit d’une écriture au débit ou au crédit du compte.
- Montant
Saisissez les montants de l’écriture.
Après avoir validé votre saisie, vous retrouvez la liste de vos écritures ajoutées dans le tableau suivant.
Le bouton Exporter vous permet si nécessaire d’exporter cette liste sous Excel, pour par exemple la ré-importer sur une autre situation.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder et voir instantanément votre retraitement appliqué à votre situation.
