Programmer un envoi automatique de tableau de bord
Avant-propos
Afin de faciliter le suivi régulier de votre activité financière, Forekasts permet de programmer l’envoi automatique de vos rapports. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour recevoir vos propres tableaux de bord à jour en tant que dirigeant·e, mais aussi pour les accompagnateurs (expert·e·s-comptables et DAF) qui doivent transmettre régulièrement des rapports à leurs clients.
Dans ce guide, nous vous montrons comment configurer l’envoi automatique d’un rapport financier.
À noter que cette fonctionnalité, n’est disponible que si vous utilisez une API pour synchroniser vos données comptables avec Forekasts.
Accéder à la programmation de l'envoi des rapports
Rendez-vous dans le module Tableau de bord, puis cliquez sur l’icône enveloppe en haut à droite de l’écran.
Une fenêtre de paramétrage s’ouvre : c’est ici que vous définissez les modalités de l’envoi et le contenu du rapport.
Paramétrer l’envoi
1. Activer l’envoi automatique
Activez l’interrupteur Statut pour que l’envoi automatique soit pris en compte.
2. Choisir la fréquence d’envoi
Vous avez le choix entre deux options :
- Mensuel : Par exemple, le 1er de chaque mois à 9h.
- Hebdomadaire : Par exemple, tous les lundis à 9h.
Sélectionnez également le fuseau horaire (par défaut : Europe/Paris – GMT +2) pour que l’envoi se fasse au bon moment.
3. Ajouter les destinataires
Indiquez une ou plusieurs adresses email.
Les personnes renseignées recevront le rapport automatiquement à chaque échéance.
Note:
- Si les emails renseignées sont des utilisateurs de Forekasts, il recevront un email avec le rapport statique en pièce jointe ainsi qu’un lien vers le rapport web dynamique.
Voir ici comment ajouter des utilisateurs ou des invités (formule Accompagnement) - Si les emails renseignées ne sont pas des utilisateurs de Forekasts, il recevront seulement un email avec le rapport statique en pièce jointe.
Paramétrer le contenu et le format du rapport
1. Choisir la source de données
Sélectionnez l’API comptable à utiliser pour synchroniser automatiquement les données à utiliser pour générer le rapport.
💡 Forekasts vous permet de connecter directement votre API comptable pour simplifier et automatiser la gestion de vos données financières.
Vous n’aurez qu’a vous connecter sur votre API pour charger automatiquement vos données financières.
Pour en savoir plus sur les étapes de connexion à votre API retrouvez les différentes procédures dans l’article : Synchronisez votre comptabilité par API.
2. Définir la période de données API
Par défaut, Forekasts utilise l’année fiscale en cours, jusqu’au mois précédent.
Vous pouvez également activer l’option “Conserver les situations synchronisées” si vous souhaitez que le rapport tienne compte des dernières mises à jour comptables.
3. Sélectionner le modèle de tableau de bord
Choisissez le modèle de présentation du rapport parmi les vues/onglets existants sur le dossier.
4. Choisir le projet de référence
Sélectionnez le projet que vous souhaitez suivre parmi ceux sur lesquels vous travaillez.
Le rapport s’appuiera sur ce projet pour afficher les données financières correspondantes.
5. Situations compartives
Vous avez le choix entre deux options pour comparer les résultats actuels :
- L’année précédente (auto) : Forekasts sélectionne automatiquement la période équivalente de l’an passé.
- Une situation spécifique : Vous pouvez définir manuellement la situation de comparaison.
6. Choisir le format du rapport
Forekasts propose plusieurs formats selon vos besoins : PowerPoint, Word ou PDF.
Sélectionnez le format qui convient le mieux à votre usage (présentation, archivage, impression, etc.).
7. Programmer l'envoi
Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur Programmer pour valider l’envoi automatique du rapport.
Tant que tous les éléments ne sont pas complétés (destinataires, source de données, modèle, etc.), le bouton reste grisé
À noter :
- L’envoi est entièrement automatisé selon les paramètres définis.
- Vous pouvez modifier ou désactiver la programmation à tout moment.
- Chaque rapport s’appuie sur les données disponibles à la date d’envoi, selon la source comptable connectée.
