Importer un grand livre comptable
L’import d’un Grand Livre comptable est l’un des différents moyens par lesquels vous allez pouvoir utiliser des données comptables dans l’application, que ce soit pour intégrer le réalisé à votre prévisionnel ou bien pour mettre à jour votre tableau de bord de pilotage financier.
Qu'est-ce-qu'un grand livre ?
Le Grand Livre est l’un des documents comptables obligatoires, qui reprend l’intégralité des écritures enregistrées quotidiennement sur l’ensemble des comptes du plan comptable.
Il est réglementé dans les articles R123-173 et suivants du Code de commerce ainsi qu’à l’article 912-1 du Plan comptable général.
Un ou plusieurs livres auxiliaires peuvent également être tenus à jour par l’entreprise, tels que le grand livre clients ou le grand livre fournisseurs, qui recensent uniquement les opérations relatives aux comptes clients (racine 41) ou fournisseurs (40).
Nous nous intéressons ici au Grand Livre Général, qui contient les écritures pour l’ensemble des classes de comptes.
Le grand livre est généralement présenté sous forme d’un tableau, reprenant pour chaque opération, a minima les informations suivantes :
- Date de l’opération
- Numéro et intitulé du compte
- Code et libellé du journal de comptabilisation
- Libellé de l’opération
- Référence de la pièce (par ex : le numéro de facture)
- Montant au débit ou au crédit
Le grand livre, par principe de la comptabilité en partie double, est équilibré. Cela signifie que globalement, la somme des montants au débit est égale à la somme des montants au crédit.
En revanche au niveau d’un compte en particulier, le solde peut être soit débiteur, soit créditeur. Le solde débit ou crédit du compte indique sa position, selon la nature du compte :
- Au débit : on retrouve les comptes d’actif du bilan (immobilisations, stocks, créances, disponibilités) et les comptes de charges ;
- Au crédit : figurent les comptes de passif du bilan (fonds propres, dettes) et les comptes de produits.
Concrètement, il est généralement tenu au format numérique, dans un logiciel comptable, et peut être exporté dans un fichier Excel, csv, ou txt.
A quoi sert le grand livre ?
Au-delà de son caractère légalement obligatoire, le grand livre constitue une base de données permettant d’opérer des contrôles sur la tenue de la comptabilité et de détecter d’éventuelles erreurs.
Il permet également d’avoir une vision détaillée de la situation financière de l’entreprise à un moment donné.
Cependant, pour cela, vous devez opérer un certain nombre de manipulation de manière à extraire, regrouper, calculer les indicateurs clés que vous souhaitez analyser.
C’est là que Forekasts entre en jeu.
Vous allez pouvoir utiliser le grand livre pour importer dans l’application l’ensemble de vos données comptables, et les exploiter en quelques clics pour mettre à jour un tableau de bord financier complet, ou bien alimenter votre prévisionnel d’activité.
Nous vous expliquons comment faire dans la section suivante.
Comment importer un grand livre dans Forekasts ?
Rendez-vous soit sur la page Prévisionnel / États financiers, soit sur le Tableau de bord, pour accéder au module de chargement de situations comptables.
L’article Sélectionner et charger des états financiers vous indique la marche à suivre pour cela.
Après avoir cliqué sur Ajouter une situation financière, sélectionnez Import de fichier.
2 formats de grand livre peuvent être importés :
- Grand livre comptable général : format standard,
- Grand livre analytique : format prenant en compte la segmentation des opérations par segments analytiques (disponible uniquement si vous utilisez la fonctionnalité de segmentation analytique).
Sélectionnez le fichier correspondant au grand livre que vous souhaitez importer. Celui-ci doit être sur un format de type tableau, enregistré en Excel, csv ou bien txt.
Chaque colonne doit comporter un entête. Le fichier doit contenir a minima les 9 colonnes suivantes :
- Date d’opération
- Numéro de compte
- Libellé de compte
- Code de journal
- Libellé de journal
- Libellé d’opération
- Numéro de pièce
- Montant au débit
- Montant au crédit
D’autres colonnes facultatives peuvent également être intégrées :
- Numéro d’écriture
- Numéro de compte de tiers (ou compte auxiliaire)
- Libellé de compte de tiers (ou compte auxiliaire)
Dans le cas d’un grand livre analytique, le fichier doit contenir également (précisions à la section suivante) :
- Soit, pour un format analytique en lignes, les 2 colonnes suivantes :
- Famille analytique
- Segment analytique
- Soit, pour un format analytique en colonnes, plusieurs séries de colonnes :
- Famille analytique
- Segment analytique
- Poids en %
A l’écran suivant, précisez les informations relatives au grand livre que vous importez :
1- Colonnes du fichier
L’ordre des colonnes du grand livre pouvant varier d’un logiciel comptable à l’autre, il est nécessaire d’indiquer la correspondance entre les colonnes attendues, et celles présentes dans le fichier sélectionné.
Par défaut certaines colonnes sont pré-affectées sur la base de leur nom d’entête. Pour chacune, choisissez dans la liste des colonnes disponibles celle qui convient.
L’ensemble des colonnes non facultatives doit être affecté pour que le fichier puisse être traité.
2- Type de situation
Dans l’application il est possible d’importer :
- Soit un exercice complet, c’est-à-dire une période couvrant la totalité de l’exercice comptable, annuel en général.
À noter qu’il peut s’agir d’une version provisoire non définitive – vous pouvez toujours re-charger ultérieurement vos données définitives une fois l’exercice clôturé. - Soit une situation partielle, ou intermédiaire, c’est-à-dire couvrant une partie seulement de l’exercice.
Par exemple, lorsque l’exercice annuel va de janvier à décembre 2024, et que vous chargez une situation à fin mars 2024.
Sélectionnez le cas qui convient.
3- Date et durée de la période
Indiquez le mois et l’année de la situation que vous chargez, ainsi que la durée de la période couverte.
Après validation des paramètres et envoi du fichier, l’écran suivant vous confirme son chargement.
Vous pouvez alors le retrouver dans la liste des situations financières disponibles (ajustez le filtre sur le type de situation si nécessaire) que vous allez pouvoir utiliser, pour votre prévisionnel ou pour votre tableau de bord financier.
Pour en savoir plus sur les différentes manières d’utiliser une situation comptable dans Forekasts, rendez-vous sur Utilisation d’une situation comptable dans l’application.
Précisions sur le format analytique
Dans le cas d’un grand livre analytique, la ventilation peut être indiquée soit en lignes, soit en colonnes.
Cela dépend en général de la manière dont l’export peut être réalisé depuis l’outil comptable.
Format analytique en lignes
Dans le format « en lignes », chaque écriture comptable est décomposée en autant de lignes que de segments analytiques auxquels elle est affectée.
Le fichier doit alors inclure 2 colonnes supplémentaires :
- Famille analytique
- Segment analytique
qui doivent contenir le nom de la famille et du segment analytique auquel l’écriture est affectée.
Le montant de chaque ligne doit alors correspondre au montant pondéré sur le segment indiqué. Ainsi, une même écriture ventilée sur plusieurs segments doit apparaître plusieurs fois avec le montant correspondant.
Par exemple, considérons une écriture de ventes de 1000 €, ventilée à hauteur de 60% sur Famille X / Segment A et 40% sur le Famille X / Segment B.
Le fichier devra ainsi contenir 2 lignes pour cette même écriture:
- Écriture ventes | 600 € | Famille X | Segment A
- Écriture ventes | 400 € | Famille X | Segment B
Si aucun segment n’est indiqué sur une ligne, elle sera considérée comme « Non affectée » dans l’application.
Format analytique en colonnes
Dans le format « en colonnes », la ventilation de chaque écriture est indiquée par des colonnes Famille analytique / Segment analytique / Poids en %.
Ces colonnes sont répétées autant de fois qu’il y a de segments analytiques.
Elles doivent avoir le même nom est être toujours dans cet ordre :
- Famille analytique
- Segment analytique
- Poids en %
Reprenons l’exemple de l’écriture de ventes de 1000 €, ventilée à hauteur de 60% sur le segment A et 40% sur le segment B.
Le fichier devra contenir 1 ligne :
- Écriture ventes | 1000 € | Famille X | Segment A | 60% | Famille X | Segment B | 40%
Pour plus de détails sur l’utilisation de l’analytique, consultez l’article Utiliser la segmentation analytique.
