Synchroniser automatiquement votre comptabilité
Introduction
La synchronisation automatique récupère vos écritures comptables depuis votre logiciel de comptabilité, à intervalles réguliers et sans intervention de votre part. Vous programmez un rythme une fois — chaque semaine ou chaque mois — et Forekasts va chercher les données à l'échéance prévue.
Sans elle, mettre à jour un dossier suppose de se connecter, de lancer un import et de recommencer le mois suivant. Le geste est simple mais il se répète, et il finit par être oublié : on découvre alors un tableau de bord qui s'appuie sur des chiffres vieux de plusieurs semaines. La synchronisation automatique supprime ce risque, et garantit que la situation consultée est toujours la dernière disponible.
Elle s'adresse en particulier :
- aux dirigeants qui suivent leur activité mois par mois et veulent des chiffres à jour sans y penser ;
- aux experts-comptables et conseils qui gèrent plusieurs dossiers et ne peuvent pas les rafraîchir un par un ;
- à toute équipe dont le pilotage repose sur des données comptables récentes plutôt que sur une clôture trimestrielle.
Guide d'utilisation pas à pas
1. Accéder aux synchronisations
- Ouvrez le dossier d’entreprise concerné.
- Rendez-vous sur la page Données comptables.
- Repérez la section Synchronisation automatique.
Si aucune synchronisation n'existe encore, la section affiche « Aucune synchronisation pour l'instant ». Sinon, chaque synchronisation programmée apparaît sous forme de carte.
2. Programmer une synchronisation
- Cliquez sur Programmer une synchronisation.
- Saisissez un Nom de la configuration. Choisissez un intitulé qui vous parlera dans six mois : « Synchro de clôture mensuelle » est plus utile que « Synchro 1 ».
- Sélectionnez le connecteur comptable à utiliser. Si votre logiciel gère plusieurs sociétés, précisez celle qui correspond au dossier.
- Si vous utilisez la comptabilité analytique, cochez Inclure les données analytiques : Forekasts récupère alors la ventilation par axe analytique, en plus des montants globaux. Le réglage Analytique n’est proposé que par certains connecteurs ; s’il n’apparaît pas, c’est que votre logiciel ne transmet pas cette information.
3. Choisir la période comptable à importer
Le champ Période comptable détermine l'étendue des écritures récupérées à chaque exécution. Trois choix sont proposés :
- Année fiscale en cours, jusqu'au mois dernier — s'arrête au dernier mois révolu. Les chiffres importés portent sur des mois complets.
- Année fiscale en cours, à date — inclut le mois en cours, donc partiellement saisi au moment de l'import.
- Année fiscale précédente — l'exercice clos.
💡 Conseil : c'est le réglage qui explique le plus souvent les écarts constatés entre Forekasts et votre logiciel comptable. Si vous comparez vos chiffres à un état mensuel figé, choisissez jusqu'au mois dernier : un mois en cours est toujours incomplet, et le comparer à un mois clôturé fait apparaître une baisse qui n'existe pas.
Si vous utilisez la comptabilité analytique, activez Inclure les données analytiques pour récupérer la ventilation par section.
4. Définir le rythme
- Choisissez la Fréquence : Mensuelle ou Hebdomadaire.
- Selon ce choix, précisez le Jour du mois ou le Jour de la semaine. Pour une synchronisation mensuelle, l’option Dernier jour s’adapte automatiquement à la longueur de chaque mois.
- Indiquez l’Heure d’exécution et le Fuseau horaire.
- Sous Notification, cochez Recevoir un email à chaque synchronisation si vous souhaitez être tenu informé. Vous recevrez un récapitulatif après chaque exécution : succès ou échec, et période importée.
💡 Conseil : calez l’échéance sur le rythme réel de saisie. Une synchronisation mensuelle programmée le 1er récupère un mois que le cabinet n’a pas encore terminé de saisir ; quelques jours plus tard, les chiffres sont stabilisés.
💡 Conseil : activez la notification au moins pour les premières exécutions. Une synchronisation qui échoue en silence passe facilement inaperçue — vous ne le découvrez qu’en constatant des chiffres figés. Une fois le rythme éprouvé, vous pourrez la désactiver.
La notification part à votre seule adresse, celle du propriétaire de la synchronisation : il ne s’agit pas d’une diffusion à une liste de destinataires. Pour adresser un rapport à d’autres personnes, voir https://forekasts.fr/documentation/automatiser-son-tableau-de-bord/.
5. Enregistrer et vérifier
Validez la configuration. Le message « Configuration enregistrée » confirme l'enregistrement, et la synchronisation apparaît dans la liste avec sa prochaine échéance.
Chaque carte indique :
- Dernière — la date de la dernière exécution et son résultat ;
- Prochaine — la date du prochain déclenchement.
Les statuts possibles sont Programmée, En cours, Succès, Erreur, Nouvelle tentative programmée et Désactivée.
6. Déclencher, modifier ou suspendre
Sans attendre l'échéance, utilisez Exécuter maintenant pour lancer une synchronisation immédiate — utile après avoir modifié la configuration, ou pour récupérer une saisie qui vient d'être faite.
Le menu de chaque carte donne accès à Modifier la synchronisation et Supprimer. Vous pouvez également désactiver une synchronisation sans la supprimer : elle est conservée avec ses réglages, mais ne se déclenche plus.
⚠️ Attention : une synchronisation désactivée n'importe plus rien. Si votre tableau de bord semble figé, vérifiez d'abord ce point.
7. En cas d'échec
Si une exécution échoue, la carte passe en Erreur et indique le motif : connexion refusée, logiciel comptable indisponible, ou échec de la synchronisation. Le bouton Relancer maintenant permet de refaire une tentative une fois le problème résolu.
Une connexion refusée signale le plus souvent une autorisation expirée du côté de votre logiciel comptable : il faut alors rétablir le connecteur. Un logiciel comptable indisponible est généralement temporaire, et la tentative suivante suffit.
Bonnes pratiques
- Une synchronisation par dossier suffit dans la plupart des cas. Multiplier les configurations sur un même dossier complique la lecture sans rien apporter.
- Programmez après la saisie, pas avant. Une synchronisation mensuelle lancée trop tôt importe un mois incomplet.
- Vérifiez la première exécution. Utilisez Exécuter maintenant juste après la création : vous confirmez immédiatement que le connecteur répond et que la période choisie est la bonne.
- Surveillez les erreurs répétées. Deux échecs consécutifs avec le motif « connexion refusée » indiquent presque toujours une autorisation à renouveler côté logiciel comptable.
- Désactivez plutôt que de supprimer si vous suspendez temporairement le suivi d'un dossier : vous retrouverez vos réglages intacts.
Pour aller plus loin
- Automatiser son tableau de bord — Ajoutez un commentaire IA et l’envoi d’un rapport à chaque synchronisation.
- Synchronisez votre comptabilité par API — Relier votre logiciel comptable à Forekasts.
- Utilisation des données comptables dans l’application — Ce que Forekasts fait des écritures importées.
- Sélectionner et charger des états financiers — Choisir la situation comptable affichée.
- En cas d’erreur d’importation du FEC — Diagnostiquer un import qui échoue.
- Personnaliser et présenter son tableau de bord — Exploiter les données une fois importées.
